Wir treffen in unseren Kundenprojekten immer wieder auf die unterschiedlichsten Dateiablagestrukturen. Doch einen gemeinsamen Nenner findet man dabei allerdings immer: einen sehr hohen Anteil an Altdaten.

Daten werden ständig erfasst, gespeichert und somit abgelegt. Nach einiger Zeit denkt niemand mehr an die Daten und sie bleiben weiterhin in den Strukturen der Storage Systeme oder File Server enthalten. Diese Daten werden heutzutage auch als „Dark Data“ bezeichnet.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie es zu diesem Umstand kommt, welche Auswirkungen sich daraus ergeben und schlussendlich wie man dem Problem entgegentritt.

Die Situation

Unternehmen kämpfen darum, mit exponentiell wachsenden Mengen unstrukturierter Daten sinnvoll umzugehen. Bei jährlichen Zuwachsraten von 25 – 30% steht dabei die Bewältigung der schieren Menge an erster Stelle.

Ein Benutzer mit 5.000 Dateien im Jahr 2016 besitzt heute zwischen 15.000 und 19.000 Dateien. Bei gleichbleibendem Wachstum sind es nur 4 bis 5 weitere Jahre bis zur Verzehnfachung der ursprünglichen Dateimenge.

Dabei geht die Schere zwischen der Menge nicht mehr genutzter Altdaten und der produktiven Daten immer weiter auseinander.

Das Problem

Erhebliche Folgekosten entstehen den Unternehmen nicht nur in Hinblick auf Speicherplatz und Backup – vielmehr leiden Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter in den Abteilungen. Dieser Effekt soll im Folgenden erläutert werden.

Basierend auf Kategorisierung nach Projekten, Prozessen und Abteilungen sind flache Strukturen zur Organisation der Dateiablage empfehlenswert: Die „Klick-Wege“ sind kurz und die Zugriffsrechte einfach.

Dagegen zeigt die langjährige Projekterfahrung der permSECURE, dass die Unternehmen zur Bewältigung der Datenablage immer tiefere – und damit zwangsläufig unübersichtlichere -Verzeichnisstrukturen schaffen (die Daten „sinken“ gewissermaßen immer tiefer hinab). Damit wird das Ziel, dem Anwender kurze Wege in flachen Strukturen zur Verfügung zu stellen, „meilenweit“ verfehlt.

Vielmehr werden die Pfade immer länger und das Auffinden der richtigen(!) Dateien wird zunehmend zeitintensiver. 10 Minuten zusätzlicher täglicher Zeitaufwand für die Dateisuche kostet in einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitern 625.000 € im Jahr (bei 250 Arbeitstagen und 30 € Stundensatz).

Mit wachsender Komplexität der Ordnerstrukturen sinkt zudem die Transparenz und steigt die Wahrscheinlichkeit abweichender Zugriffsrechte in tieferen Ebenen (Vererbungsunterbrechungen). Falsch gesetzte Berechtigungen stellen jedoch ein erhebliches Risiko für Datenmissbrauch dar. Schließlich sind im Falle von Datenverlust in einem komplizierten System die Aufwände und Kosten zur Wiederherstellung der Dateien, Ordnerstrukturen und Zugriffsberechtigungen enorm.

Der Ausweg

Der Ausweg aus dem Chaos führt über die Fachabteilungen, denn diese leiden jeden Tag unter Wildwuchs in der Verzeichnisstruktur. Gibt man den Abteilungsverantwortlichen geeignete Strategien und Tools an die Hand, so werden sie gerne bereit sein, aufzuräumen. Viele sehnen sich nach einem schlanken und übersichtlichen Verzeichnisbaum!

Um dieses Ziel zu erreichen, müssen die nicht mehr benötigten Dateien und Ordner aus dem Arbeitsbereich automatisiert entfernt werden, denn eine Bereinigung per Hand ist bei diesen Datenmengen selbstredend unmöglich.

Idealerweise werden alle Daten, die ein bestimmtes Alter überschritten haben, skriptbasiert in einen separierten Parallelbereich verschoben und geleerte Ordner automatisch gelöscht. Über zentrale Links kann der User jedoch selbstständig in dieses Altdatenarchiv wechseln und sich jederzeit Dateien in seinen produktiven Arbeitsbereich zurückholen. Unterstützung durch die IT-Abteilung benötigt er dafür nicht.

Es sind die Fachbereiche selbst, die entscheiden, ab wann Daten alt sind, wie die Ordner­struktu­ren aussehen sollen und wer Zugriffsrechte darauf bekommt. Voraussetzung hierfür sind eine nachhaltig konzeptionierte Dateiablage sowie verlässliche und leicht zu bedie­nende Analyse- und Self Service-Werkzeuge.

Die permSECURE bietet alles zusammen: Modulare Werkzeuge für die Analyse, Optimierung und Bereinigung der File Shares sowie individuelle Beratung (jedes System ist anders!) auf dem Weg zur bestgeeigneten Ordnerstruktur. Diese empfehlen wir möglichst flach auszugestalten, um Abhängigkeiten innerhalb der Verzeichnisstruktur gering zu halten. Dann können z.B. nicht mehr benötigte Projekt- oder Applikationsordner komplikationslos aus dem Gefüge entfernt werden. Access Based Enumeration (ABE) sollte in einer solcher Struktur aktiviert sein, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur diejenigen Ordner sehen, für die sie Zugriffsrechte besitzen.

Lohn für den Aufwand sind zufriedenere Kolleginnen und Kollegen, die darüber hinaus effizienter und kostengünstiger arbeiten.